書類の管理
書類の保管、返還、保存
(1)当法人所属の弁護士・事務員以外の者の目に触れないように、最善の注意を払います。
(2)事件終了後、書類は原則としてすべて依頼者にお返し致します。
(3)相談シート・訴状・申立書・判決文・和解調書などの依頼者情報および事件の顛末を記した書類 の写しは、目録を整備し、当法人の鍵のかかるキャビネットにて永久保存します。 また、上記以外の書類で当方が特に指定したものは、依頼者の同意を得たうえで当法人にて保管します。
(4)上記(2)の書類を当法人にて保管することを依頼者が希望される場合は、事件終了時に別途協議を させていただきます。
書類の処分
(1)不要になった書類、誤って作成した文書は、シュレッダーにかけ裁断するか、専門業者に委託して溶解処理します。
(2)永久保存以外の書類で当法人にて保管していたものは、事件終了から10年経過後に上記(1)と同様の処分をします。
書類の送付
(1)受任事件処理の過程で当事務所において作成し、または受領した書類は、原則としてその都度依頼者に送付します。
(2)依頼者へ書類を郵送する場合は、依頼者が個人の場合は自宅へ、法人の場合は事務所へ、「弁護士法人リブレ」と記載とした封筒にて送付します。ただし、申し出があった場合は、送付先または封筒を変更します。
(3)事件に関係しない年賀状・時候挨拶状などの文書は、法人名では原則としてお送り致しません。ご了承ください。
(4)FAXを利用する場合は、送付先番号に十分注意するとともに、原則として依頼者、裁判所、相手方代理人、当法人の別地区事務所以外には送付しません。
電子情報の管理
データの保管
(1)データは、外部からのアクセスを禁止した事務所内LAN（および事務所間WAN）上にあるファイルサーバにて保管します。
データ等の持出し、コピー、送付
(1)パソコンの事務所外への持ち出しを禁止します。また、事務員の私有パソコンの業務への利用も禁止します。
(2)裁判所へ提出など止むを得ない場合、およびデータのバックアップ（データ破壊時などの復旧用）を除き、外部媒体（CD-ROM、フロッピーディスク、メモリカード、外付け磁気ディスクなど）にコピーしません。
(3)止むを得ない場合を除き、Eメールにて送信しません。
廃棄、処分
(1)パソコンを処分する場合は、磁気ディスクの全データを消去後、専門会社に磁気ディスクの物理的破壊を委託します。
(2)外部媒体を処分する場合は、物理的に破壊します。
個人情報の第三者への提供
(1)当法人は、依頼者の事前の同意がある場合、その他個人情報保護法23条に定める場合を除き、個人情報を依頼者本人以外の第三者には提供しません。
(2)依頼者がお亡くなりになった場合の相続人からの情報提供の申し出に対しては、受任事件の性格、提供を求められた情報、提供を求める理由、必要性等を十分に検討のうえ、提供の可否を決定します。
(3)研究のための事例として訴状、判決書などを紹介する場合は、固有名詞を黒塗り、または一般的なものに置き換えて、当事者個人を特定できないようにします。
情報開示
(1)当法人は、保管する書類について、依頼者本人からの書類の開示または写しの交付の申し出に原則として応じます。ただし、当事務所において法令または弁護士倫理上依頼者に開示できないと判断した情報については開示しないことがあります。
(2)事件終了後の開示、謄写の申し出に対しては、当法人は必要な費用を依頼者に請求することがあります。
守秘義務の徹底
法人内
(1)弁護士、事務員全員の守秘義務の徹底を図ります。
(2)認識の陳腐化を防ぐために、少なくとも年に1回、(事務所ごとに)弁護士・事務員全員参加の会議で事例研究または改善案の検討を行います。
法人外
(1)書類処分会社、コンピュータ環境管理者などの業務委託先とは、秘密保持契約を締結するか、もしくは誓約書を提出させます。
個人情報保護管理者
(1)貴殿の個人情報保護については、当事務所にて貴殿の事件を担当させていただく弁護士がその任を負います。
(2)当法人の個人情報保護管理者は、岡崎主事務所所属の弁護士荒川和美です。
平成17年4月1日 制定
